KI-Richtlinie für Unternehmen: ein Muster, das sich im System prüfen lässt

Eine KI-Richtlinie für Unternehmen ist das interne Regelwerk, das freigegebene KI-Tools, die je Tool erlaubten Daten, die Protokollierung und den Freigabeweg für neue Tools festlegt. Sie taugt nur, wenn jede Regel auf eine prüfbare Einstellung zeigt. Eine Richtlinie, die sich im System nicht zeigen lässt, ist keine Kontrolle, sondern ein Dokument über eine Kontrolle. Die KI-Verordnung schreibt sie nicht vor, ISO/IEC 42001 schon. Unten stehen acht Abschnitte, Kontrolle und Nachweis je Regel und die Stellen, an denen unsere Beratung zu KI-Governance und Sicherheit ansetzt.

Verlangt die KI-Verordnung eine KI-Richtlinie?

Nicht ausdrücklich (Stand: 3. November 2026). Die KI-Verordnung verteilt Pflichten nach Rolle und Risikoklasse, und kein Artikel verlangt von einem Unternehmen, das ChatGPT, Copilot oder Gemini nutzt, eine interne KI-Richtlinie. Fast jedes Unternehmen betrifft dagegen Art. 4 zur KI-Kompetenz, der seit dem 2. Februar 2025 gilt.

Der Digital Omnibus zur KI, die Verordnung (EU) 2026/1744, hat Art. 4 neu gefasst. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz müssen sie ausdrücklich für niemanden garantieren.

Eine Schulungsregel in der Richtlinie und der Nachweis, wer teilgenommen hat, belegen diese Maßnahmen am einfachsten.

Strengere Pflichten gelten für Hochrisiko-Systeme. Für Systeme nach Anhang III müssen Betreiber ab dem 2. Dezember 2027 die Betriebsanleitung einhalten und die menschliche Aufsicht kompetenten Personen übertragen (Art. 26). Nutzen Ihre Beschäftigten nur allgemeine KI-Assistenten, ist die Richtlinie sinnvoll und dient als Nachweis, ist aber keine gesetzliche Pflicht.

Das deutsche Durchführungsgesetz zur KI-Verordnung, das KI-MIG, fügt ebenfalls keine Richtlinienpflicht hinzu. Es bestimmt die Bundesnetzagentur als zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit nichts anderes geregelt ist; für regulierte Finanzdienstleistungen ist die BaFin zuständig.

Was gehört in eine KI-Richtlinie für Unternehmen?

Halten Sie sie so kurz, dass sie gelesen wird. Ein brauchbares Muster für eine KI-Richtlinie hat acht Abschnitte, und zu jedem gehört eine verantwortliche Person:

• Geltungsbereich und Verantwortung. Für wen sie gilt (Beschäftigte, Freelancer, Werkstudierende), wer sie verantwortet und wann sie überprüft wird.
• Freigegebene Tools. Ein Register der KI-Tools mit erlaubtem Kontotyp (Unternehmens-Tenant, nie ein privates Konto) und Zweck.
• Datenklassen je Tool. Welche Informationen in Prompts und Uploads des jeweiligen Tools erlaubt sind.
• Freigabeweg. Wie jemand ein neues Tool oder einen neuen Anwendungsfall beantragt, wer entscheidet und in welcher Frist.
• Menschliche Prüfung. Welche Ergebnisse eine Person prüft, bevor sie an Kunden gehen, in die Codebasis einfließen oder in eine Entscheidung über einen Menschen eingehen.
• Protokollierung und Aufbewahrung. Welche Interaktionen protokolliert werden, wo und wie lange.
• KI-Kompetenz. Welche Schulung jede Rolle erhält und wie die Teilnahme dokumentiert wird (Art. 4).
• Vorfälle und Hinweise. Wie man einen Prompt meldet, über den Daten abgeflossen sind, oder ein Ergebnis, das Schaden angerichtet hat.

Wie prüfen Sie jede Regel im System?

Schreiben Sie neben jede Regel die Kontrolle und den Nachweis. Eine Regel ohne Einstellung dahinter ist ein Wunsch. Eine Einstellung ohne Spur können Sie weder dem Prüfer noch dem Kunden noch der Geschäftsführung zeigen. Diese Tabelle ist der Kern des Musters.

Die Herstellerdokumentation (Stand: 3. November 2026) zeigt, wo die Lücken liegen. Eine App in Microsoft Defender for Cloud Apps als nicht genehmigt zu markieren, blockiert die Nutzung noch nicht; das übernimmt Defender for Endpoint oder ein unterstützter Proxy. Copilot-Interaktionen landen in Microsoft Purview Audit (Standard) als Ereignisse vom Typ CopilotInteraction.

Endpoint-DLP in Purview kann das Einfügen und Hochladen sensibler Daten auf KI-Websites von Drittanbietern in Edge, Chrome und Firefox blockieren, allerdings nur auf Geräten, die in Purview eingebunden sind. OpenAI speichert die Compliance-Logs von ChatGPT Enterprise und Edu 30 Tage lang; wer länger aufbewahren will, muss sie exportieren.

In Google Workspace ist die Gemini-App für lizenzierte volljährige Nutzer standardmäßig aktiv, und Admins können sie je Organisationseinheit oder Gruppe abschalten.

Warum ist ein Verbot keine Kontrolle?

Ein Verbot hinterlässt keinen Nachweis, dass es eingehalten wird, und verlagert die Nutzung auf private Konten und Smartphones, die Sie nicht sehen. Das ist Schatten-KI. Was dabei abfließt, beschreibt unser Beitrag über Schatten-KI als Risiko für die Datensicherheit.

Besser funktioniert ein Freigabeweg: ein kurzes Formular, eine benannte Person, die entscheidet, eine Frist für die Antwort und ein Eintrag im Register. Jeder Antrag wird so zu einer dokumentierten Entscheidung, und genau danach fragen ISO/IEC 42001 und die Sicherheitsfragebögen Ihrer Kunden.

Das Tool-Register ist zugleich Ihre Liste der eingesetzten KI-Systeme. Diese Liste brauchen Sie ohnehin, um Ihre Rolle und Risikoklasse nach der KI-Verordnung zu bestimmen; wie das geht, steht in unserem Beitrag zu den Pflichten von Unternehmen nach der KI-Verordnung.

Welche Daten dürfen in den Prompt?

Nutzen Sie die Datenklassifizierung, die Sie bereits haben, statt für KI eine neue zu erfinden. Die Richtlinie ordnet dann jede Klasse einem Tool-Typ zu:

Bevor ein Tool personenbezogene Daten erhält, stellen sich dieselben DSGVO-Fragen wie bei jedem Auftragsverarbeiter. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat dazu am 6. Mai 2024 die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ veröffentlicht.

Das BSI-Papier „Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden“ kann laut BSI als Grundlage für eine systematische Risikoanalyse dienen.

Eine Klassifizierung funktioniert nur, wenn jede Datenart eine verantwortliche Person (Data Owner) hat. Diese Grundlagen beschreibt unser Beitrag über Data Governance als ersten Schritt zur KI.

Was ergänzt ISO/IEC 42001 an der KI-Richtlinie?

ISO/IEC 42001:2023 legt Anforderungen an ein KI-Managementsystem fest und richtet sich an Organisationen, die KI-Systeme bereitstellen oder nutzen. Nach Abschnitt 5.2 legt die oberste Leitung eine KI-Politik fest. Sie muss zum Zweck der Organisation passen, einen Rahmen für KI-Ziele setzen, zur Erfüllung der Anforderungen und zur fortlaufenden Verbesserung verpflichten sowie dokumentiert und kommuniziert sein.

Anhang A ergänzt Maßnahmen zu KI-bezogenen Richtlinien (A.2) und zur Nutzung von KI-Systemen (A.9). Ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle bestätigt, dass das Managementsystem die Anforderungen der Norm erfüllt. ISO/IEC 42001 ist keine harmonisierte Norm im Sinne der KI-Verordnung und begründet keine Konformitätsvermutung. Den Weg bis zur Zertifizierungsreife beschreiben wir auf der Seite zu KI-Verordnung und ISO/IEC 42001.

Erste Schritte: zuerst die Kontrollen, die Richtlinie zuletzt

• Erfassen Sie die KI-Tools, die schon genutzt werden: Logs der App-Erkennung, Spesenabrechnungen, eine kurze Umfrage im Team.
• Legen Sie die freigegebenen Tools fest und stellen Sie die Nutzer auf Unternehmenskonten mit SSO um.
• Ordnen Sie Ihre Datenklassen den Tool-Typen zu, wie in der Tabelle oben.
• Richten Sie den Freigabeweg und das Tool-Register ein.
• Aktivieren Sie Audit-Logs und legen Sie die Aufbewahrung fest.
• Weisen Sie jeder Rolle eine Schulung zur KI-Kompetenz zu und dokumentieren Sie die Teilnahme als Nachweis.
• Schreiben Sie die Richtlinie zuletzt, als Beschreibung dessen, was bereits eingerichtet ist.

Auf die Reihenfolge kommt es an: Eine Richtlinie, die nach den Kontrollen entsteht, beschreibt die Wirklichkeit, und jede Regel hat bereits ihren Nachweis. Wenn Sie Unterstützung bei den Kontrollen oder bei der Prüfung der Nachweise wünschen, sprechen Sie uns an.