Umsetzung der KI-Verordnung: Was Unternehmen jetzt erledigen müssen

Bei der Umsetzung der KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689, sind für Unternehmen mehrere Fristen schon verstrichen. Verbote und KI-Kompetenz gelten seit Februar 2025, die Transparenzpflichten nach Art. 50 seit dem 2. August 2026, und seit dem 29. Juli 2026 regelt das KI-MIG die deutsche Aufsicht durch Bundesnetzagentur und BaFin. Der Digital-Omnibus hat vor allem die Hochrisiko-Fristen verschoben. Jetzt brauchen Sie eine Liste Ihrer KI-Systeme mit Ihrer Rolle (Anbieter oder Betreiber), eine Prüfung gegen die Verbote und Art. 50 sowie dokumentierte Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Mit dieser Liste beginnt unsere Leistung KI-Verordnung und ISO/IEC 42001.

Was hat der Digital-Omnibus an der KI-Verordnung geändert?

Die Verordnung (EU) 2026/1744, der Digital-Omnibus zu KI, gilt seit dem 27. Juli 2026. Sie lässt die Systematik der KI-Verordnung unverändert und verschiebt die schwersten Pflichten. Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III, etwa in der Personalauswahl oder der Kreditwürdigkeitsprüfung, haben Zeit bis zum 2. Dezember 2027. Hochrisiko-KI-Systeme in Produkten nach den Rechtsvorschriften aus Anhang I haben Zeit bis zum 2. August 2028.

Vorsicht bei älteren Unterlagen: „Hochrisiko-KI ab 2. August 2026“ stimmt seit dem Omnibus nicht mehr. Den Änderungstext finden Sie im Amtsblatt der EU.

Anbieter oder Betreiber: Welche Rolle hat Ihr Unternehmen?

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) verteilt Pflichten auf Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach dem Risiko, deshalb hängt alles von der Rolle ab.

Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit (Art. 3 Nr. 4).

Die meisten Unternehmen sind Betreiber: Sie nutzen ChatGPT, Copilot oder den Chatbot eines Herstellers. Die Rolle ändert sich, sobald Sie ein System unter eigener Marke anbieten. Für Hochrisiko-Systeme regelt Art. 25 das ausdrücklich: Anbieter wird, wer seinen Namen oder seine Marke auf dem System anbringt, es wesentlich verändert oder seine Zweckbestimmung so ändert, dass es zum Hochrisiko-KI-System wird.

Halten Sie für jedes System fest:

• System und Hersteller, auch KI-Funktionen in SaaS-Werkzeugen (CRM, Office-Paket, Helpdesk),
• Ihre Rolle: Anbieter, Betreiber oder beides,
• Zweckbestimmung und Eingabedaten, auch personenbezogene Daten,
• Risikoklasse mit Begründung und Datum der Entscheidung,
• den fachlich Verantwortlichen für das System.

Die meisten Einträge finden Sie dort, wo KI ohne Wissen der IT Einzug gehalten hat. Woher das kommt und welches Risiko es birgt, beschreiben wir im Beitrag über Schatten-KI, also KI-Werkzeuge außerhalb der Kontrolle des Unternehmens.

Welche Pflichten der KI-Verordnung gelten schon heute?

Drei Gruppen von Pflichten betreffen fast jedes Unternehmen, und der Omnibus hat keine davon verschoben.

• Verbotene Praktiken (Art. 5), seit dem 2. Februar 2025. Unter anderem manipulative Techniken, Social Scoring und Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.
• KI-Kompetenz (Art. 4), seit dem 2. Februar 2025. In der Fassung des Omnibus ergreifen Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen müssen sie nicht garantieren.
• Transparenzpflichten (Art. 50), seit dem 2. August 2026. Details folgen unten.

Art. 50: Wer informiert und was gekennzeichnet wird

• Anbieter gestalten Chatbots und Sprachassistenten so, dass Menschen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist (Art. 50 Abs. 1).
• Anbieter von Systemen, die Text, Bild, Audio oder Video erzeugen, kennzeichnen die Ausgabe in einem maschinenlesbaren Format (Art. 50 Abs. 2).
• Betreiber von Systemen zur Emotionserkennung oder biometrischen Kategorisierung informieren die betroffenen Personen (Art. 50 Abs. 3).
• Betreiber legen offen, dass Deepfakes künstlich erzeugt wurden, ebenso bei KI-generierten Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Das gilt nicht, wenn ein Mensch den Text geprüft oder redigiert hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt (Art. 50 Abs. 4).

Die Information muss spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion oder Aussetzung erfolgen (Art. 50 Abs. 5). Praktische Beispiele enthalten die Leitlinien der EU-Kommission zu Art. 50 und der freiwillige Verhaltenskodex zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte.

Als Nachweis der KI-Kompetenz dienen ein Schulungsplan nach Rollen und ein Protokoll, wer wann was absolviert hat. Die Bundesnetzagentur erläutert Art. 4 bereits in der Omnibus-Fassung auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz.

Ein Verbot von KI-Werkzeugen schützt nicht: Die Beschäftigten nutzen sie trotzdem, nur unbemerkt. Welche Fallstricke KI in Entwicklungsteams hat, zeigt unser Artikel über die ethischen Dilemmata der KI in der Softwareentwicklung.

Wer überwacht die Umsetzung der KI-Verordnung in Deutschland?

Das KI-MIG (KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz) ist Artikel 1 des Gesetzes zur Durchführung der Verordnung über künstliche Intelligenz vom 22. Juli 2026, verkündet im BGBl. 2026 I Nr. 223. Es ist am Tag nach der Verkündung, dem 29. Juli 2026, in Kraft getreten.

• Bundesnetzagentur (§ 2 Abs. 1 KI-MIG). Zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt.
• BaFin (§ 2 Abs. 3 KI-MIG). Zuständig für KI-Systeme, die in direktem Zusammenhang mit einer regulierten Finanztätigkeit stehen. Die Hochrisiko-Anforderungen überwacht sie nach eigener Angabe ab dem 2. Dezember 2027.
• Produktbehörden (§ 2 Abs. 2 KI-MIG). Für KI in Produkten nach Anhang I Abschnitt A bleiben die bisherigen Marktüberwachungsbehörden zuständig.
• Beschwerden (§ 8 KI-MIG). Die Bundesnetzagentur ist zentrale Beschwerdestelle und leitet Beschwerden an die zuständige Behörde weiter.
• KI-Reallabor (§ 13 KI-MIG). Die Bundesnetzagentur errichtet und betreibt mindestens ein Reallabor nach Art. 57 und 58 KI-VO.

Den Bußgeldrahmen legt Art. 99 KI-VO fest: bis 35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes für verbotene Praktiken, bis 15 Mio. Euro oder 3 % für die meisten anderen Pflichten, bis 7,5 Mio. Euro oder 1 % für falsche Angaben gegenüber Behörden. Maßgeblich ist der höhere Betrag, für KMU der niedrigere (Art. 99 Abs. 6).

§ 15 KI-MIG sieht ergänzend Bußgelder bis 50.000 Euro vor, etwa für eine fehlende Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27.

Für den Einstieg bietet die Bundesnetzagentur den KI-Service Desk mit dem KI-Compliance Kompass, mit dem Organisationen prüfen, ob und wie weit die KI-Verordnung für ihre Systeme gilt. Haben Sie Standorte in Polen, gilt dort zusätzlich das polnische Gesetz über KI-Systeme; Beschwerden an die Aufsicht KRiBSI und deren Bußgelder sind ab dem 28. Oktober 2026 möglich.

Ist Ihre KI im Personalwesen oder bei Krediten ein Hochrisiko-KI-System?

Anhang III Nr. 4 erfasst KI für die Einstellung und Auswahl von Personen: gezielte Stellenanzeigen, Analyse und Filterung von Bewerbungen, Bewertung von Bewerbern. Ebenso KI für Entscheidungen über Beförderung und Kündigung, für die Zuweisung von Aufgaben und für die Überwachung und Bewertung von Beschäftigten. Die Kreditwürdigkeitsprüfung natürlicher Personen ist ebenfalls hochriskant (Nr. 5 Buchst. b).

Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die kein erhebliches Risiko bergen, etwa weil sie eine eng gefasste Verfahrensaufgabe erfüllen. Die Ausnahme gilt nie, wenn das System Profiling natürlicher Personen vornimmt. Ein Anbieter, der ein System aus Anhang III nicht als hochriskant einstuft, dokumentiert diese Bewertung vor dem Inverkehrbringen (Art. 6 Abs. 4).

Ab dem 2. Dezember 2027 muss ein Betreiber eines Hochrisiko-KI-Systems unter anderem:

• es gemäß der Betriebsanleitung verwenden und die menschliche Aufsicht Personen mit der nötigen Kompetenz und Befugnis übertragen (Art. 26 Abs. 1 und 2),
• die automatisch erzeugten Protokolle, soweit sie seiner Kontrolle unterliegen, mindestens 6 Monate aufbewahren (Art. 26 Abs. 6),
• als Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Art. 26 Abs. 7), in Deutschland also in der Regel den Betriebsrat,
• die Personen informieren, über die das System Entscheidungen trifft oder vorbereitet (Art. 26 Abs. 11).

Eine Grundrechte-Folgenabschätzung (Art. 27) müssen nur Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, und Betreiber von Systemen nach Anhang III Nr. 5 Buchst. b und c durchführen: Kreditwürdigkeit sowie Lebens- und Krankenversicherungen. Ein privater Arbeitgeber mit einem HR-Werkzeug braucht keine, muss aber die Beschäftigten informieren.

Verlangt die KI-Verordnung eine KI-Richtlinie und ein KI-Register?

Nicht als solche. Die Verordnung schreibt weder eine „KI-Richtlinie“ noch ein „KI-Register“ vor. Beides ist aber der einfachste Nachweis, dass Sie wissen, welche KI-Systeme Sie in welcher Rolle einsetzen. Ohne Liste der Systeme lässt sich eine Beschwerde oder eine Anfrage der Bundesnetzagentur kaum sauber beantworten.

Eine Richtlinie, deren Umsetzung sich im System nicht nachweisen lässt, bleibt Papier. Bauen Sie das Register deshalb aus Daten auf: Anwendungsinventar, Zugriffsprotokolle für KI-Werkzeuge, Verträge mit Herstellern. Wie diese Aufsicht in der Praxis aussieht, zeigt unsere Seite KI-Governance und KI-Sicherheit. Wie Sie bei den Daten anfangen, beschreibt unser Artikel über Data Governance als Grundlage für KI im Unternehmen.

Checkliste für die nächsten Wochen

1. Erfassen Sie Ihre KI-Systeme, auch die in SaaS-Anwendungen eingebauten, mit Rolle, Zweckbestimmung und Verantwortlichem.
2. Gleichen Sie die Anwendungsfälle mit den Verboten aus Art. 5 ab und halten Sie die Entscheidung mit Datum fest.
3. Prüfen Sie Chatbots, Voicebots und veröffentlichte Inhalte gegen Art. 50. Sind Sie Anbieter eines generativen Systems, das vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurde, muss die Kennzeichnung bis zum 2. Dezember 2026 stehen.
4. Erstellen Sie einen Plan zur KI-Kompetenz für die Rollen, die KI nutzen, und protokollieren Sie, wer was absolviert hat.
5. Markieren Sie mögliche Hochrisiko-Systeme (HR, Kreditwürdigkeit), planen Sie die Arbeit bis zum 2. Dezember 2027 und beziehen Sie den Betriebsrat früh ein.
6. Benennen Sie, wer ein Schreiben der Bundesnetzagentur oder der BaFin beantwortet und wo die Nachweise liegen.
7. Nutzen Sie bei unklarer Einstufung den KI-Compliance Kompass der Bundesnetzagentur als ersten Filter.

Wo fangen Sie an?

Mit der Liste der Systeme und Rollen, denn alle weiteren Schritte folgen daraus. In unserer Leistung KI-Verordnung und ISO/IEC 42001 klären wir für jedes KI-System Ihre Rolle und die Pflichten, die daraus folgen, und bauen darauf ein Managementsystem mit Verantwortlichen und Nachweisen auf. Für eine erste Einordnung Ihrer Systeme schreiben Sie uns.