Polityka AI w firmie: wzór, który da się sprawdzić w systemie

Polityka AI w firmie to zbiór wewnętrznych zasad: które narzędzia AI są zatwierdzone, jakie dane wolno do nich wpisać, jak logujecie korzystanie i jak zatwierdzacie nowe narzędzia. Ma sens tylko wtedy, gdy każda zasada wskazuje ustawienie, które ktoś może sprawdzić. Polityka, której nie da się pokazać w systemie, nie jest kontrolą. Jest dokumentem o kontroli. Sam AI Act jej nie wymaga; ISO/IEC 42001 tak. Poniżej sekcje wzoru, kontrola i dowód dla każdej zasady oraz to, w czym pomaga doradztwo w zakresie governance i bezpieczeństwa AI.

Czy AI Act wymaga polityki AI?

Nie wprost (stan na 3 listopada 2026). AI Act przypisuje obowiązki według roli i klasy ryzyka, a żaden artykuł nie każe firmie, która korzysta z ChatGPT, Copilota czy Gemini, przyjąć wewnętrznej polityki AI. Prawie każdej firmy dotyczy za to art. 4 o kompetencjach w zakresie AI, stosowany od 2 lutego 2025.

Pakiet Digital Omnibus, czyli rozporządzenie (UE) 2026/1744, nadał art. 4 nowe brzmienie. Dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują środki, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród personelu. Przepis wprost mówi, że nie muszą zapewniać określonego poziomu tych kompetencji u poszczególnych osób.

Zasada o szkoleniach w polityce i lista osób, które je ukończyły, to najprostszy dowód takich środków.

Ostrzejsze obowiązki dotyczą systemów wysokiego ryzyka. Podmiot stosujący musi używać ich zgodnie z instrukcją obsługi i powierzyć nadzór ludzki kompetentnym osobom (art. 26). Dla systemów z załącznika III obowiązek ten stosuje się od 2 grudnia 2027. Jeśli Wasi ludzie korzystają tylko z asystentów ogólnego przeznaczenia, polityka jest dobrą praktyką i dowodem, a nie obowiązkiem prawnym.

Polska ustawa o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003) nie dodaje obowiązku polityki. Ustanawia organ nadzoru, Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI), a przepisy o postępowaniach i karach stosuje się od 28 października 2026.

Co powinna zawierać polityka AI w firmie?

Niech będzie na tyle krótka, żeby ludzie ją przeczytali. Polityka korzystania z AI, która działa, ma osiem sekcji, a przy każdej stoi nazwisko osoby odpowiedzialnej:

• Zakres i właściciel. Kogo obejmuje (pracownicy, współpracownicy na B2B, stażyści), kto za nią odpowiada i kiedy jest przeglądana.
• Zatwierdzone narzędzia. Rejestr narzędzi AI, dozwolony typ konta (firmowy tenant, nigdy prywatne konto) i cel każdego narzędzia.
• Klasy danych na narzędzie. Jakie informacje wolno wpisać do promptu albo wgrać do danego narzędzia.
• Ścieżka zgody. Jak zgłosić nowe narzędzie lub zastosowanie, kto decyduje i w jakim terminie odpowiada.
• Weryfikacja przez człowieka. Które wyniki ktoś sprawdza, zanim trafią do klienta, do kodu albo do decyzji o konkretnej osobie.
• Logi i retencja. Które interakcje są logowane, gdzie i jak długo.
• Kompetencje w zakresie AI. Jakie szkolenie dostaje każda rola i jak zapisujecie jego ukończenie (art. 4).
• Incydenty i zgłoszenia. Jak zgłosić prompt, przez który wyciekły dane, albo wynik, który komuś zaszkodził.

Jak sprawdzić każdą zasadę w systemie?

Obok każdej zasady wpiszcie kontrolę i dowód. Zasada bez ustawienia w systemie to życzenie. Ustawienie, które nie zostawia śladu, trudno pokazać audytorowi, klientowi czy zarządowi. Ta tabela to rdzeń wzoru.

Dokumentacja dostawców (stan na 3 listopada 2026) pokazuje, gdzie są luki. Oznaczenie aplikacji jako niezatwierdzonej w Microsoft Defender for Cloud Apps samo nie blokuje korzystania z niej; blokuje je dopiero Defender for Endpoint albo obsługiwany serwer proxy. Interakcje z Copilotem trafiają do Microsoft Purview Audit (Standard) jako zdarzenia CopilotInteraction.

DLP w Purview potrafi zablokować wklejanie i wgrywanie danych wrażliwych na zewnętrzne strony AI w przeglądarkach Edge, Chrome i Firefox, ale tylko na urządzeniach dołączonych do Purview. OpenAI przechowuje logi zgodności ChatGPT Enterprise i Edu przez 30 dni, więc dłuższa retencja w polityce oznacza ich eksport.

W Google Workspace aplikacja Gemini jest domyślnie włączona dla pełnoletnich użytkowników z licencją, a administrator może ją wyłączyć dla jednostki organizacyjnej lub grupy.

Dlaczego zakaz nie jest kontrolą?

Zakaz nie zostawia żadnego dowodu, że ktoś go przestrzega, i przenosi korzystanie z AI na prywatne konta i telefony, gdzie nic nie widzicie. To właśnie shadow AI. Co w ten sposób wycieka, opisujemy w artykule o shadow AI jako ryzyku dla bezpieczeństwa danych.

Lepiej działa ścieżka zgody: krótki formularz, wskazana osoba zatwierdzająca, termin odpowiedzi i wpis w rejestrze. Każde zgłoszenie staje się udokumentowaną decyzją, a takich decyzji oczekuje ISO/IEC 42001 i o nie pytają klienci w ankietach bezpieczeństwa.

Rejestr narzędzi jest przy okazji listą systemów AI, których używacie. Ta lista i tak jest potrzebna, żeby ustalić Waszą rolę i klasę ryzyka według AI Act. Jak to zrobić, piszemy w tekście o obowiązkach firm wynikających z AI Act.

Jakie dane można wpisać do promptu?

Użyjcie klasyfikacji danych, którą już macie, zamiast wymyślać nową na potrzeby AI. Polityka przypisuje wtedy każdą klasę do typu narzędzia:

Zanim narzędzie dostanie dane osobowe, zadajcie mu te same pytania z RODO, co każdemu podmiotowi przetwarzającemu. 6 sierpnia 2026 UODO opublikował listy pytań dla organizacji, które planują wdrożyć narzędzie AI, i zaznaczył, że nie zastąpią one analizy ryzyka ani oceny skutków dla ochrony danych.

Klasyfikacja działa tylko wtedy, gdy dane mają właściciela. Od tego zaczyna się tekst o data governance jako pierwszym kroku do AI.

Co do polityki AI wnosi ISO/IEC 42001?

ISO/IEC 42001:2023 określa wymagania dla systemu zarządzania AI i jest przeznaczona dla organizacji, które dostarczają albo wykorzystują systemy AI. Według pkt 5.2 politykę AI ustanawia najwyższe kierownictwo. Polityka ma pasować do celu organizacji, dawać ramy dla celów AI, zawierać zobowiązanie do spełniania wymagań i ciągłego doskonalenia, a do tego być udokumentowana i zakomunikowana.

Załącznik A dodaje zabezpieczenia dotyczące polityk związanych z AI (A.2) i korzystania z systemów AI (A.9). Certyfikat wydany przez akredytowaną jednostkę certyfikującą potwierdza, że system zarządzania spełnia wymagania normy. ISO/IEC 42001 nie jest normą zharmonizowaną z AI Act i nie daje domniemania zgodności. Jak przygotować system zarządzania AI do certyfikacji, opisujemy na stronie AI Act i ISO/IEC 42001.

Od czego zacząć: najpierw kontrole, polityka na końcu

• Spiszcie narzędzia AI, z których ludzie już korzystają: logi wykrywania aplikacji, rozliczenia kart firmowych, krótka ankieta wśród zespołu.
• Wybierzcie zatwierdzone narzędzia i przenieście użytkowników na konta firmowe z SSO.
• Przypiszcie klasy danych do typów narzędzi, jak w tabeli wyżej.
• Uruchomcie ścieżkę zgody i rejestr narzędzi.
• Włączcie logi audytowe i ustawcie ich retencję.
• Przypiszcie szkolenia z AI do ról i zapisujcie ich ukończenie.
• Politykę napiszcie na końcu, jako opis tego, co już działa.

Kolejność ma znaczenie: polityka napisana po wdrożeniu kontroli opisuje rzeczywistość, a każda zasada od razu ma swój dowód. Jeśli chcecie pomocy przy kontrolach albo przy sprawdzeniu dowodów, napiszcie do nas.