Analiza przedwdrożeniowa to klucz do sukcesu w działaniach Twojej firmy na najwyższym poziomie. Ta metoda pozwala na sprecyzowanie celów biznesowych, jakimi zajmuje się przedsiębiorstwo. Jeśli cały etap przebiegnie sprawnie, to wdrożenie określonego systemu stanie się jedynie formalnością. Poznaj szczegóły, przechodząc do dalszej części artykułu.
Analiza przedwdrożeniowa jako integralna część wdrożenia
Analiza przedwdrożeniowa jest najważniejszą częścią wdrożenia systemów. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów lub połączenie z CRM, cały proces wygląda tak samo. Zarówno analiza, jak i wdrożenie systemu informatycznego powinno przebiegać bez zakłóceń i jakichkolwiek przerw w działaniu firmy.
Kluczową kwestią jest sprawna współpraca między pracownikami firmy a specjalistami, którzy zajmują się wdrażaniem określonego oprogramowania. Zwróć uwagę, że każde wprowadzenie zmian na kolejnych etapach prac wiąże się nie tylko z wydłużonym czasem realizacji, ale przede wszystkim z dodatkowymi kosztami.
Analiza przedwdrożeniowa zapewnia wdrożenie do systemów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie wyłącznie niezbędnych elementów zdefiniowanych na podstawie potrzeb klienta. Zdarzają się sytuacje, kiedy klienci decydują się na wdrożenie systemów bez wcześniejszej analizy. Powoduje to np. instalacje modułów niezgodnych z potrzebami firmy oraz celami biznesowymi.
Sprawdź szczegółowe informacje na temat oferty: IT Consulting
Na czym polega analiza przedwdrożeniowa?
Analiza przedwdrożeniowa umożliwia zapewnienie klientowi, że nowe funkcjonalności w pełni zaspokoją potrzeby jego firmy. Takie rozwiązanie umożliwia optymalizację kosztów, ponieważ przedsiębiorca zapłaci tylko za niezbędne moduły – pozbawione niepotrzebnych funkcjonalności. Ważną częścią jest również dokumentacja przedwdrożeniowa, która powinna zawierać:
– jakim procesom w firmie wystarczą standardowe narzędzie systemu,
– w jakich miejscach będą potrzebne specjalnie dedykowane rozwiązania,
– opis procesów biznesowych oraz ogólna charakterystyka firmy.
W analizie przedwdrożeniowej powinien brać udział zarząd firmy oraz specjaliści, którzy zajmują się wdrażaniem systemów informatycznych. To doskonałe połączenie i przepis na skuteczne wprowadzenie niezbędnych modułów – przecież nikt nie zna lepiej przedsiębiorstwa i jego celów, niż osoby, które nim zarządzają. Konsultant obiektywnie oceni wszystkie propozycje na podstawie dostępnych informacji, a następnie zarekomenduje system o najkorzystniejszej specyfice.
W jakim celu stosuje się analizę przedwdrożeniową?
Analiza przedwdrożeniowa pozwala na stworzenie projektu „szytego na miarę”, spełniającego wszystkie wymagania użytkowników biznesowych z dedykowanej grupy. Kiedy zabraknie tego etapu, najczęściej prowadzi to do problemów ze stworzeniem optymalnego rozwiązania spełniającego potrzeby firmy.
W efekcie może pojawić się luka w funkcjonalnościach umożliwiających uzyskanie potrzebnych informacji, pomimo uzupełnienia wszystkich niezbędnych danych w systemach źródłowych. Oprogramowanie nie zostanie dopasowane do wymagań ogólnych firmy, zabraknie mu elastyczności oraz nie dostarczy niezbędnych analiz w odpowiednim czasie.
Już na początku analiza przedwdrożeniowa pozwala poznać oczekiwania użytkowników końcowych. Pozwala zdefiniować potrzeby tak, aby system, jak najlepiej realizował cele, za które odpowiedzialny jest klient. Dzięki temu masz możliwość zoptymalizowania i jednocześnie mieć wpływ na nieprzewidziane zmiany kosztów. Na podstawie analizy może okazać się, że najkorzystniejszym rozwiązaniem dla firmy może być przerwanie pierwszych etapów projektu i rozpoczęcie go od nowa.
Na czasochłonność analizy przedwdrożeniowej ma wpływ wiele czynników:
– zakres, w jakim będzie przeprowadzana analiza,
– liczba analizowanych obszarów,
– ilość dokumentacji przedwdrożeniowej oczekiwanej przez klienta i przyszłych użytkowników.
Sprawdź również inne artykuły o podobnej tematyce:
Optymalizacja procesów w firmie
3 ważne kroki, na których opiera się analiza przedwdrożeniowa
1. Faza przedwdrożeniowa trwa średnio trzy miesiące. Podczas tego okresu przygotowana jest dokumentacja przedwdrożeniowa. Polega na: szczegółowym szacowaniu kosztów i czasu wdrożenia wybranego modułu. Ważne, aby powstała odpowiednia liczba raportów, która dostarczy użytkownikom rzetelne dane i ułatwi wybór potrzebnych narzędzi.
2. Testy przedwdrożeniowe dają użytkownikom możliwość sprawdzenia swoich sił w analizie danych, a dodatkowo mają realny wpływ na efekt wdrożenia. Dodatkowo dostosujesz moduł do ich potrzeb i przekonasz się, czy faktycznie sprawdzi się w codziennie wykonywanej pracy.
3. Ustalenie, jak będzie wyglądała ostateczna wersja dokumentacji przedwdrożeniowej. Warto zdefiniować jeden stały szablon dokumentu w zależności od specyficznych oczekiwań firmy.
Dokumentacja przedwdrożeniowa — co powinno się na nią składać?
Analiza nie może odbyć się bez odpowiednio przygotowanej dokumentacji przedwdrożeniowej, która powinna zawierać:
– wprowadzenie: cel dokumentacji przedwdrożeniowej, funkcje oraz perspektywa produktu, opis działalności firmy,
– model biznesowy: obiekty, informacje na temat procesów w firmie, model klas,
– projekt rozwiązania: dokumentacja przedwdrożeniowa zawierająca ogólną koncepcję i szczegółową architekturę systemu,
– pozostałe wymagania,
– możliwość dalszego rozwoju.
Znajdź czas w swoim kalendarzu i umów się na spotkanie online.
Umów się na spotkanie
