Die Analyse im Vorfeld der Implementierung ist der Schlüssel zum Erfolg für die wichtigsten Abläufe in Ihrem Unternehmen. Diese Methode ermöglicht es, die Geschäftsziele des Unternehmens zu klären. Wenn die gesamte Phase reibungslos verläuft, wird die Implementierung des festgelegten Systems zu einer reinen Formalität. Lesen Sie den Rest des Artikels, um mehr zu erfahren.
Analyse vor der Implementierung als integraler Bestandteil der Implementierung
Die Analyse vor der Implementierung ist der wichtigste Teil der Systemimplementierung. Unabhängig davon, ob Sie sich für die Einführung eines elektronischen Workflows oder die Verknüpfung mit einem CRM entscheiden, sieht der gesamte Prozess gleich aus. Sowohl die Analyse als auch die Implementierung des IT-Systems sollten ohne Unterbrechung oder Beeinträchtigung des Unternehmensbetriebs erfolgen.
Ein wichtiger Punkt ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und den Spezialisten, die an der Implementierung der spezifischen Software beteiligt sind. Beachten Sie, dass Änderungen an den nachfolgenden Arbeitsschritten nicht nur eine längere Vorlaufzeit, sondern vor allem zusätzliche Kosten mit sich bringen.
Die Analyse vor der Implementierung stellt sicher, dass nur die notwendigen Elemente, die auf der Grundlage der Kundenbedürfnisse definiert wurden, in die vom Unternehmen verwendeten Systeme implementiert werden. Es gibt Situationen, in denen Kunden beschließen, Systeme ohne vorherige Analyse zu implementieren. Dies führt beispielsweise dazu, dass Module installiert werden, die mit den Bedürfnissen und Geschäftszielen des Unternehmens nicht vereinbar sind.
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Was ist eine Analyse vor der Implementierung?
Die Analyse vor der Implementierung gibt dem Kunden die Gewissheit, dass die neuen Funktionen den Anforderungen seines Unternehmens voll entsprechen. Eine solche Lösung ermöglicht eine Kostenoptimierung, da der Unternehmer nur für die notwendigen Module zahlt – ohne unnötige Funktionen. Ein wichtiger Teil ist auch die Dokumentation vor der Implementierung, die Folgendes umfassen sollte:
– welche Prozesse im Unternehmen mit einem Standard-System-Tool ausreichend sind,
– wo spezielle Lösungen benötigt werden,
– Beschreibung der Geschäftsprozesse und allgemeinen Merkmale des Unternehmens.
An der Analyse vor der Implementierung sollten die Unternehmensleitung und die mit der Implementierung von IT-Systemen befassten Spezialisten beteiligt sein. Dies ist eine perfekte Kombination und ein Rezept für die erfolgreiche Einführung der notwendigen Module – schließlich kennt niemand ein Unternehmen und seine Ziele besser als die Menschen, die es führen. Der Berater wird alle Vorschläge auf der Grundlage der verfügbaren Informationen objektiv bewerten und dann das System mit den günstigsten Spezifikationen empfehlen.
Zu welchem Zweck wird eine Analyse vor der Implementierung durchgeführt?
Die Analyse im Vorfeld der Implementierung ermöglicht die Erstellung eines maßgeschneiderten Projekts, das alle Anforderungen der Geschäftsanwender der betreffenden Gruppe erfüllt. Wenn dieser Schritt fehlt, führt dies in der Regel zu Problemen bei der Erstellung einer optimalen Lösung, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Infolgedessen kann eine Lücke in der Funktionalität bestehen, um die benötigten Informationen zu erhalten, obwohl alle erforderlichen Daten in den Quellsystemen vorhanden sind. Die Software wird nicht auf die Gesamtanforderungen des Unternehmens zugeschnitten sein, es wird ihr an Flexibilität mangeln und sie wird die erforderlichen Analysen nicht rechtzeitig liefern.
Eine Analyse vor der Implementierung gibt von Anfang an Aufschluss über die Erwartungen der Endbenutzer. Sie ermöglicht es, die Bedürfnisse so zu definieren, dass das System die Ziele, für die der Kunde verantwortlich ist, bestmöglich erfüllt. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, zu optimieren und gleichzeitig auf unvorhergesehene Kostenänderungen Einfluss zu nehmen. Auf der Grundlage der Analyse kann es sein, dass die günstigste Lösung für das Unternehmen darin besteht, die ersten Phasen des Projekts abzubrechen und neu zu beginnen.
Die zeitaufwändige Art einer Analyse vor der Implementierung wird von einer Reihe von Faktoren beeinflusst:
– den Umfang, in dem die Analyse durchgeführt werden soll,
– Anzahl der analysierten Gebiete,
– den Umfang der Dokumentation vor der Implementierung, den der Kunde und die zukünftigen Benutzer erwarten.
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3 wichtige Schritte, auf denen eine Analyse vor der Implementierung basiert
1. Phase vor der Implementierung dauert durchschnittlich drei Monate. Während dieser Zeit wird die Dokumentation vor der Implementierung erstellt. Es besteht aus: eine detaillierte Schätzung der Kosten und der Implementierungszeit für das ausgewählte Modul. Es ist wichtig, dass eine ausreichende Anzahl von Berichten erstellt wird, um den Nutzern verlässliche Daten zur Verfügung zu stellen und die Auswahl der notwendigen Werkzeuge zu erleichtern.
2 Das Testen vor der Implementierung gibt den Benutzern die Möglichkeit, ihre Stärken bei der Datenanalyse zu testen, und hat darüber hinaus einen echten Einfluss auf das Ergebnis der Implementierung. Darüber hinaus werden Sie das Modul auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zuschneiden und herausfinden, ob es tatsächlich für die tägliche Arbeit geeignet ist.
3 Legen Sie fest, wie die endgültige Version der Dokumentation vor der Implementierung aussehen soll. Es lohnt sich, eine feste Dokumentvorlage zu definieren, die den spezifischen Erwartungen des Unternehmens entspricht.
Dokumentation vor der Implementierung – Woraus sollte sie bestehen?
Die Analyse kann nicht ohne eine ordnungsgemäß vorbereitete Dokumentation vor der Implementierung erfolgen, die Folgendes umfassen sollte:
– Einleitung: Zweck der Pre-Implementierungsdokumentation, Funktionen und Produktperspektive, Beschreibung der Aktivitäten des Unternehmens,
– Geschäftsmodell: Objekte, Informationen über Unternehmensprozesse, Klassenmodell,
– Lösungsdesign: Dokumentation vor der Implementierung einschließlich Gesamtkonzept und detaillierter Systemarchitektur,
– andere Anforderungen,
– Möglichkeit zur weiteren Entwicklung.
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