Software ist in der heutigen digitalen Welt zu einem wesentlichen Motor für ein modernes Unternehmen geworden. Die Lizenz, die diese Software regelt, wird jedoch oft übersehen. Wenn dies geschieht, verletzen Unternehmen unwissentlich Lizenzbeschränkungen, nicht aus Böswilligkeit, sondern aufgrund von Desorganisation, alten Aufzeichnungen oder mangelndem Einblick in die Nutzung.
Ebenso haben in den letzten Jahren die Audits bei Softwareunternehmen wie Adobe, Oracle und Microsoft zugenommen. Dabei handelt es sich nicht nur um regelmäßige Kontrollen, sondern um eine strenge Überprüfung, die zu hohen Geldstrafen, erzwungenen Käufen oder sogar Gerichtsverfahren führen kann.
Aber Sie können die Kontrolle über die Softwarelizenzprüfung übernehmen, bevor etwas schief geht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Softwarelizenz-Audit funktioniert und wie es zu der Prüfung werden kann, die Ihr Unternehmen vor teuren Geldstrafen bewahrt.
Was ist ein Software-Lizenz-Audit?
Ein Softwarelizenz-Audit ist eine methodische Analyse, die die von Ihrem Unternehmen verwendete Software mit den von Ihnen unterzeichneten Lizenzen vergleicht. So können Sie überprüfen, ob Sie die Software unter Berücksichtigung der von Ihnen unterzeichneten und/oder bezahlten Lizenz verwenden.
Es gibt zwei Arten von Softwarelizenz-Audits:
- Interne Audits (Selbstaudits): Dies sind proaktive Audits, die von Ihrem Team durchgeführt werden, um Probleme zu erkennen und zu beheben.
- Externe Audits (Anbieter-Audits): Hierbei handelt es sich um formellere Untersuchungen, die vom Softwareanbieter oder einer dritten Partei im Auftrag des Softwareanbieters durchgeführt werden.
Der Zweck eines jeden Audits ist es, Lizenzdefizite, nicht genehmigte Nutzung und Nichteinhaltung aufgrund abgelaufener oder falscher Lizenztypen festzustellen und zu beheben.
Zu den Anbietern, die für regelmäßige Softwarelizenz-Audits bekannt sind, gehören Microsoft, Oracle, Adobe, Autodesk, IBM und SAP. Diese Audits können alles abdecken, von SaaS-Plattformen für Unternehmen bis hin zu Desktop-Tools.
Optimierung der Unternehmensprozesse: mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz
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Was kann schief gehen? Häufige Verstöße und Risiken
In bestimmten Situationen können die Dinge gefährlich schief laufen. Einige solcher Fälle sind:
- Übermäßiges Deployment: Die Installation von Software auf mehr Konten oder Rechnern als lizenziert.
- Unlizenzierte Nutzung: Kontinuierliche Nutzung von Testversionen oder abgelaufenen Lizenzen.
- Schatten-IT: Mitarbeiter, die Software ohne Sichtbarkeit oder Genehmigung herunterladen.
- Lizenzmissbrauch: Die Verwendung einer persönlichen Lizenz für kommerzielle Zwecke.
Obwohl diese Gefahren geringfügig klingen, können sie zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, wie z.B. Geldstrafen für alle Arten von Verstößen, Vertragsstrafen, erzwungene Käufe zusätzlicher Lizenzen und sogar rechtliche Schritte im Falle extremer oder wiederholter Handlungen.
Nach Angaben von Gartnerhaben die Software-Anbieter ihre Prüfungsanstrengungen jährlich um mehr als 20% erhöht, wobei der Schwerpunkt auf mittelständischen Unternehmen mit unausgereiften Compliance-Plänen liegt.
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Der Business Case für proaktive Audits
Es gibt viele Gründe, die für proaktive Audits sprechen. Ein proaktives internes Audit gibt einem Unternehmen immer die Oberhand. Sie gewinnen an Privatsphäre, um Fehler in aller Stille und ohne Beobachtung von außen zu korrigieren, Kosten zu kontrollieren, indem Sie ungenutzte Lizenzen entfernen, sich auf Audits vorbereiten und ein Druckmittel bei Verhandlungen einsetzen.
Proaktive Audits ermöglichen es Ihnen außerdem, Ihre Softwareverwaltung zu zentralisieren. Das ist besonders wichtig, weil moderne Unternehmen auf hybride Umgebungen (On-Premise, Cloud und SaaS) angewiesen sind.
Mehr darüber, wie Kunden die Softwarenutzung optimieren, erfahren Sie in unseren IT Asset Management Dienstleistungen.
Wie Sie ein effektives internes Audit vorbereiten und durchführen
Die Durchführung eines internen Audits ist nicht sehr überwältigend, wenn Sie einen ordentlichen, sauberen Prozess befolgen. Sie können dies auf die folgenden Arten tun:
Erstellen Sie ein vollständiges Inventar
Sie können ein vollständiges Inventar erstellen, indem Sie Software vor Ort, Cloud-basierte Tools und SaaS-Abonnements erfassen. Sie können die Inventarisierung mit Hilfe von Tools wie Lansweeper, Jamf oder Microsoft SCCM automatisieren.
Lizenzdokumentation zentralisieren
Die Zentralisierung der Lizenzdokumentation bezieht sich auf die Zusammenstellung von Verträgen, Lizenzvereinbarungen, Schlüsseln und Verlängerungsdaten. Ebenso benötigen Sie vollständige Kaufunterlagen, wenn Sie Lizenzen über Wiederverkäufer erwerben.
Abgleich zwischen Nutzung und Ansprüchen
Sie sollten die Differenz zwischen Ihren Berechtigungen und der tatsächlichen Programmnutzung untersuchen und dabei auch die Frage berücksichtigen, ob Sie mehr Plätze als lizenziert nutzen oder ob nicht zugelassene Tools installiert sind.
Rollen und Rechtfertigung überprüfen
Geschäftsinhaber müssen sowohl die Rollen als auch die Rechtfertigung überprüfen. Das heißt, Sie müssen herausfinden, wer was benutzt und warum er das benutzt, was er benutzt. Viele Tools werden pro Benutzer oder pro Gerät zugewiesen. Daher ist es notwendig, die Lizenzen entsprechend zuzuweisen.
Aufräumen und korrigieren
Sie sollten nicht genehmigte Software bereinigen und ungenutzte Software deinstallieren. Das Anpassen der Lizenzzahlen und das Markieren von Problemen, die Neuverhandlungen oder Neukäufe erfordern, ist ein wichtiger Schritt für das Softwarelizenz-Audit.
Eigentümerschaft zuweisen
Weisen Sie die Verantwortung sorgfältig zu. Die Verantwortung für die Prüfung sollte zwischen Beschaffung, Compliance und IT aufgeteilt werden. Beauftragen Sie ein Team oder eine Person mit der weiteren Überwachung.
Wenn Sie Unterstützung bei der Automatisierung dieses Vorgangs benötigen, um die Lizenzverwaltung zu optimieren, werfen Sie einen Blick auf unsere kundenspezifische Software-Entwicklung.
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Compliance, Kosteneinsparungen und Kultur
Ein Software-Lizenz-Audit hat mehr Vorteile, als Sie vielleicht denken. Und es geht über die bloße Vermeidung von Geldstrafen hinaus. Einige der wichtigsten Vorteile sind die folgenden:
Bleiben Sie gesetzeskonform
Compliance ist entscheidend und keine Wahl. Software-Audits helfen dabei, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen wichtige gesetzliche und branchenspezifische Standards einhält, wie z.B.:
- GDPR (General Data Protection Regulation): Die GDPR verlangt, dass die für die Datenverarbeitung verwendete Software angemessen lizenziert, sicher und konform ist, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die sensible Verbraucherdaten verwalten.
- ISO/IEC 19770: Dieser globale Standard unterstützt eine strukturierte Software-Governance, Rechenschaftspflicht und Transparenz mit Schwerpunkt auf der Verwaltung von IT-Assets.
- NIS2-Richtlinie (EU): Eine strengere Kontrolle von Softwareumgebungen wird immer notwendiger, um die NIS2-Richtlinie einzuhalten, die darauf abzielt, die Cybersicherheit für kritische Dienste und digitale Infrastrukturen zu verbessern.
Die Nichtanpassung an diese Standards kann Strafen, den Verlust von Zertifizierungen oder den Ausschluss von wichtigen Verträgen zur Folge haben. Am wahrscheinlichsten ist dies in den Bereichen Regierung, Banken, Gesundheitswesen und Bildung.
Unter Standards wie ISO/IEC 27001die sich auf die Kontrolle von Risiken im Zusammenhang mit der Informationssicherheit und dem Systemzugang konzentrieren, müssen Sie möglicherweise auch eine umfassendere Konformität gewährleisten.
Optimieren Sie Ihre Software-Ausgaben
Der unmittelbarste und messbarste Vorteil eines Softwarelizenz-Audits ist die Kostenkontrolle. Laut Flexeras Bericht 2023 IT Trendswerden jährlich bis zu 30% der Softwareausgaben eines Unternehmens für redundante, veraltete oder nicht benötigte Produkte verschwendet.
Audits zeigen die Diskrepanz zwischen dem, was gekauft wurde, und dem, was tatsächlich genutzt wird. So kann ein Unternehmen ungenutzte Lizenzen neu zuweisen oder zurückfordern, nach Möglichkeiten für ein Downgrade oder die Kündigung von Abonnements suchen und sich überschneidende Tools oder Funktionen in Abteilungen zusammenlegen.
Sicherheitsposition stärken
Jede veraltete oder nicht autorisierte Software auf Ihrem Computer könnte eine Schwachstelle darstellen. Schatten-IT, veraltete Software oder nicht gepatchte Anwendungen können Einstiegspunkte für Insider-Bedrohungen, Malware oder Datenverletzungen sein.
Eine regelmäßige Überprüfung der Softwarelizenzen kann sicherstellen, dass nur sichere, autorisierte Anwendungen installiert werden, veraltete oder nicht unterstützte Tools identifiziert und entfernt werden und dass Patches und Software-Updates überwacht und implementiert werden.
Fördern Sie eine Kultur der Verantwortung
Die Prüfung von Softwarelizenzen wirkt sich auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Mitarbeiter gehen eher verantwortungsvoll mit Technologie um, wenn sie wissen, dass ihre Nutzung des Programms überwacht, kontrolliert und regelmäßig überprüft wird.
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Fazit: Jetzt prüfen, später Ärger vermeiden
Ein Software-Lizenz-Audit kann ein mächtiges Werkzeug sein, wenn es proaktiv durchgeführt wird. Unternehmen können sie als langfristige Strategie für Compliance, Kostenkontrolle, Sicherheit und betriebliche Effizienz nutzen. Außerdem ist es riskant und unnötig, darauf zu warten, dass ein Anbieter ein Unternehmen anzeigt. Daher kann die Durchführung eigener Überprüfungen finanziell, rechtlich und strategisch von Vorteil sein.
Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines, mittleres oder multinationales Unternehmen handelt, können Sie mit einem Softwarelizenz-Audit eine Menge Geld sparen. Die Zusammenarbeit mit zertifizierten Experten (wie ITAM-Beratern oder CISA-Auditoren), um ein zuverlässiges und effektives Verfahren zu gewährleisten, kann immer eine kluge Entscheidung sein.
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