Oprogramowanie stało się niezbędnym motorem nowoczesnego biznesu w dzisiejszym cyfrowym świecie. Jednak licencja, która reguluje to oprogramowanie, jest często pomijana. Gdy tak się dzieje, organizacje nieświadomie naruszają ograniczenia licencyjne, nie ze złośliwości, ale z powodu dezorganizacji, starych zapisów lub braku wglądu w użytkowanie.
Podobnie, w ostatnich latach nasiliły się audyty firm produkujących oprogramowanie, takich jak Adobe, Oracle i Microsoft. Nie są to tylko regularne kontrole, ale rygorystyczne inspekcje, które mogą prowadzić do wysokich grzywien, wymuszonych zakupów, a nawet spraw sądowych.
Można jednak przejąć kontrolę nad audytem licencji oprogramowania, zanim sprawy przybiorą zły obrót. W tym artykule dowiemy się, jak działa audyt licencji oprogramowania i jak może stać się przeglądem, który może uchronić firmę przed kosztownymi karami.
Czym jest audyt licencji oprogramowania?
Audyt licencji oprogramowania odnosi się do metodycznej analizy, która porównuje oprogramowanie używane przez firmę z podpisanymi licencjami. Dzięki temu można sprawdzić, czy oprogramowanie jest używane zgodnie z podpisanymi i/lub opłaconymi licencjami.
Istnieją dwa rodzaje audytu licencji oprogramowania:
- Audyty wewnętrzne (audyty własne): Są to proaktywne audyty prowadzone przez zespół w celu wykrycia i rozwiązania problemów.
- Audyty zewnętrzne (audyty dostawców): Są to bardziej formalne dochodzenia prowadzone przez dostawcę oprogramowania lub stronę trzecią w imieniu dostawcy oprogramowania.
Celem każdego z audytów jest wykrycie i usunięcie braków licencji, niezatwierdzonego użycia i niezgodności z przepisami z powodu wygasłych lub nieprawidłowych typów licencji.
Do dostawców znanych z regularnych audytów licencji na oprogramowanie należą Microsoft, Oracle, Adobe, Autodesk, IBM i SAP. Audyty te mogą obejmować wszystko, od platform SaaS dla przedsiębiorstw po narzędzia desktopowe.
Optymalizacja procesów w firmie: większa oszczędność i wydajność
Prowadzenie własnego biznesu wiąże się zawsze z ryzykiem, z którego warto zdawać sobie sprawę od samego początku. Z pomocą
...
Co może pójść nie tak? Typowe naruszenia i zagrożenia
W niektórych sytuacjach sprawy mogą przybrać niebezpieczny obrót. Niektóre z takich przypadków to:
- Nadmierne wdrożenie: Instalowanie oprogramowania na większej liczbie kont lub maszyn niż licencjonowana.
- Korzystanie bez licencji: Ciągłe korzystanie z wersji próbnych lub wygasłych licencji.
- Shadow IT: Pracownicy pobierający oprogramowanie bez widoczności lub zgody.
- Nadużycie licencji: Wykorzystywanie licencji osobistej do celów komercyjnych.
Choć zagrożenia te wydają się niewielkie, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe za wszelkiego rodzaju naruszenia, kary umowne, wymuszone zakupy dodatkowych licencji, a nawet działania prawne w przypadku ekstremalnych lub powtarzających się działań.
Według Gartnerdostawcy oprogramowania zwiększyli swoje wysiłki w zakresie audytów o ponad 20% rocznie, koncentrując się na średnich przedsiębiorstwach z niedojrzałymi planami zgodności.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na konsultację i rozwiej wszystkie swoje wątpliwości!
Zarezerwuj bezpłatną konsultację
Biznesowe uzasadnienie dla proaktywnych audytów
Istnieje wiele powodów, które stanowią silne uzasadnienie biznesowe dla proaktywnych audytów. Proaktywny audyt wewnętrzny zawsze daje firmie przewagę. Zyskujesz prywatność, aby po cichu poprawić błędy bez obserwacji z zewnątrz, kontrolować koszty poprzez usunięcie nieużywanych licencji, gotowość do audytu i przewagę negocjacyjną.
Proaktywne audyty pozwalają również scentralizować zarządzanie oprogramowaniem. Jest to szczególnie ważne, ponieważ nowoczesne firmy polegają na środowiskach hybrydowych (lokalnych, chmurowych i SaaS).
Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak klienci optymalizują wykorzystanie oprogramowania w naszych usługach Usługi zarządzania zasobami IT.
Jak przygotować i przeprowadzić skuteczny audyt wewnętrzny?
Prowadzenie audytu wewnętrznego nie jest zbyt przytłaczające, jeśli przestrzega się właściwego, czystego procesu. Można to zrobić na następujące sposoby:
Zbuduj kompletną inwentaryzację
Można utworzyć kompletną inwentaryzację, gromadząc oprogramowanie lokalne, narzędzia oparte na chmurze i subskrypcje SaaS. Inwentaryzację można zautomatyzować za pomocą narzędzi takich jak Lansweeper, Jamf lub Microsoft SCCM.
Centralizacja dokumentacji licencyjnej
Centralizacja dokumentacji licencyjnej odnosi się do zebrania kontraktów, umów licencyjnych, kluczy i dat odnowienia. Podobnie, należy uzyskać pełną dokumentację zakupu, gdy kupuje się licencje za pośrednictwem odsprzedawców.
Dopasowanie wykorzystania do uprawnień
Powinieneś sprawdzić różnicę między uprawnieniami a rzeczywistym wykorzystaniem programu, rozważając pytania o to, czy używasz więcej stanowisk niż licencjonowanych lub czy są zainstalowane niezatwierdzone narzędzia.
Przegląd ról i uzasadnienie
Właściciele firm muszą dokonać przeglądu zarówno ról, jak i uzasadnienia. Należy dowiedzieć się, kto czego używa i dlaczego używa tego, czego używa. Wiele narzędzi jest przypisanych do użytkownika lub urządzenia. W związku z tym konieczne staje się odpowiednie przypisanie licencji.
Czyszczenie i poprawianie
Należy wyczyścić niezatwierdzone oprogramowanie i odinstalować to, które nie jest używane. Dostosowanie liczby licencji i oznaczenie wszelkich kwestii, które wymagają renegocjacji lub nowych zakupów, jest ważnym krokiem w audycie licencji oprogramowania.
Przypisywanie własności
Odpowiedzialność należy przydzielać rozważnie. Odpowiedzialność za audyt powinna być dzielona między działy zaopatrzenia, zgodności i IT. Przydziel zespół lub osobę odpowiedzialną za dalsze monitorowanie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w automatyzacji tej procedury, aby zoptymalizować procedury zarządzania licencjami, zapoznaj się z naszą ofertą tworzenie oprogramowania na zamówienie.
What Is the NIS2 Directive and How It Impacts Your Business
Cybersecurity has become a more core business value than a choice for businesses. Hence, the growing cyber threats
...
Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na konsultację i rozwiej wszystkie swoje wątpliwości!
Zgodność, oszczędność kosztów i kultura
Audyt licencji oprogramowania przynosi więcej korzyści niż mogłoby się wydawać. Wykraczają one poza samo unikanie kar. Niektóre z głównych korzyści są następujące:
Zgodność z prawem
Zgodność ma kluczowe znaczenie i nie jest wyborem. Audyty oprogramowania pomagają upewnić się, że firma pozostaje w zgodzie z ważnymi normami prawnymi i sektorowymi, takimi jak:
- RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych): RODO wymaga, aby oprogramowanie używane do przetwarzania danych było odpowiednio licencjonowane, bezpieczne i zgodne z przepisami, co jest szczególnie ważne dla firm zarządzających wrażliwymi danymi konsumentów.
- ISO/IEC 19770: Ta globalna norma wspiera ustrukturyzowane zarządzanie oprogramowaniem, odpowiedzialność i przejrzystość, koncentrując się na zarządzaniu zasobami IT.
- Dyrektywa NIS2 (UE): Ściślejsza kontrola nad środowiskami oprogramowania staje się coraz bardziej konieczna dla zapewnienia zgodności z dyrektywą NIS2, która ma na celu poprawę cyberbezpieczeństwa w usługach o znaczeniu krytycznym i infrastrukturze cyfrowej.
Niedostosowanie się do tych standardów może skutkować karami, utratą certyfikatów lub zakazem zawierania ważnych kontraktów. Jest to najbardziej prawdopodobne w sektorze rządowym, bankowym, opieki zdrowotnej i edukacji.
Zgodnie z normami takimi jak ISO/IEC 27001które koncentrują się na kontrolowaniu ryzyka związanego z bezpieczeństwem informacji i dostępem do systemu, może być również konieczne zagwarantowanie szerszej zgodności.
Optymalizacja wydatków na oprogramowanie
Najbardziej bezpośrednią i wymierną korzyścią z audytu licencji oprogramowania jest kontrola kosztów. Według Według raportu 2023 IT Trends firmy Flexerawynika, że nawet 30% wydatków organizacji na oprogramowanie jest marnowanych rocznie na zbędne, przestarzałe lub niepotrzebne produkty.
Audyty ujawniają lukę między tym, co zostało zakupione, a tym, co jest faktycznie używane. Pozwala to firmie na ponowne przypisanie lub odzyskanie nieużywanych licencji, poszukiwanie możliwości obniżenia lub anulowania subskrypcji oraz łączenie nakładających się narzędzi lub funkcji w poszczególnych działach.
Wzmocnienie bezpieczeństwa
Każde nieaktualne lub nieautoryzowane oprogramowanie na komputerze może stanowić lukę w zabezpieczeniach. Shadow IT, nieaktualne oprogramowanie lub niezaktualizowane aplikacje mogą stanowić punkty wejścia dla zagrożeń wewnętrznych, złośliwego oprogramowania lub naruszeń danych.
Regularny audyt licencji oprogramowania może zapewnić, że instalowane są tylko bezpieczne, autoryzowane aplikacje, przestarzałe lub nieobsługiwane narzędzia są identyfikowane i usuwane, a poprawki i aktualizacje oprogramowania są monitorowane i wdrażane.
Promowanie kultury odpowiedzialności
Audyt licencji oprogramowania wpływa na kulturę firmy jako całości. Pracownicy są bardziej skłonni do odpowiedzialnego obchodzenia się z technologią, gdy mają świadomość, że ich korzystanie z programu jest monitorowane, kontrolowane i regularnie sprawdzane.
Dowiedz się, jak Future Code wykorzystuje Cyfrowe usługi zarządzania ryzykiem aby pomóc firmom promować odpowiedzialność.
Poprawa wydajności biznesowej dzięki automatyzacji procesów AI
Sztuczna inteligencja (AI) zrewolucjonizowała operacje biznesowe poprzez zwiększenie wydajności i dokładności. W rezultacie automatyzacja procesów, która wykorzystuje technologię
...Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na konsultację i rozwiej wszystkie swoje wątpliwości!
Wnioski: Audytuj teraz, unikaj kłopotów później
Audyt licencji oprogramowania może być potężnym narzędziem, gdy jest przeprowadzany proaktywnie. Firmy mogą go wykorzystać jako długoterminową strategię w zakresie zgodności, kontroli kosztów, bezpieczeństwa i wydajności operacyjnej. Ponadto czekanie, aż sprzedawca oznaczy firmę, jest ryzykowne i niepotrzebne. Dlatego też przeprowadzanie własnych przeglądów może być korzystne pod względem finansowym, prawnym i strategicznym.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest mała, średnia czy międzynarodowa, audyt licencji oprogramowania może zaoszczędzić dużą sumę pieniędzy. Współpraca z certyfikowanymi ekspertami (takimi jak konsultanci ITAM lub audytorzy CISA) w celu zagwarantowania niezawodnej i skutecznej procedury zawsze może być mądrym wyborem.
Znajdź czas w swoim kalendarzu i umów się na spotkanie online.
Umów się na spotkanie
