Medica – rewolucja w obsłudze i procesowaniu dokumentów

Firma Medica, lider w branży medycznej, zmagała się z problemem rozproszonego obiegu dokumentów oraz brakiem centralizacji danych w kluczowych działach, takich jak finanse, sprzedaż i windykacja. Procesy były powolne, podatne na błędy i wymagały zbyt wielu ręcznych interwencji. Medica potrzebowała nowoczesnego systemu do zarządzania dokumentacją oraz integracji procesów w jednym miejscu.

Poszukiwanie rozwiązania

Medica zwróciła się do nas z potrzebą radykalnych zmian. Wiedzieliśmy, że kluczem do sukcesu będzie stworzenie systemu, który nie tylko zautomatyzuje procesy, ale także scentralizuje dane i umożliwi pracownikom dostęp do nich w czasie rzeczywistym.

Warsztaty i analiza

Pierwszym krokiem była dogłębna analiza potrzeb firmy Medica. Zorganizowaliśmy warsztaty on-site, gdzie pracowaliśmy ramię w ramię z zespołami finansów, sprzedaży i back-office. Słuchaliśmy historii o codziennych wyzwaniach, mapowaliśmy procesy i identyfikowaliśmy obszary do optymalizacji. Ten proces pozwolił nam w pełni zrozumieć potrzeby naszego klienta i zaproponować trafne rozwiązania. 

Tworzenie systemu

Zespół Future Code, składający się z 7 specjalistów, przystąpił do tworzenia systemu CRM dopasowanego do branży i specyfiki pracy firmy Medica. Backend developerzy budowali logikę biznesową i integrowali system z zewnętrznymi narzędziami. Frontend developerzy tworzyli intuicyjny interfejs, który miał być prosty i przyjazny dla użytkowników. Analityk biznesowy wspierał nas w mapowaniu procesów, a Project Manager koordynował cały projekt, dbając o płynną komunikację z klientem.

Podczas tworzenia systemu zadbaliśmy o wszystkie szczegóły.

• Przeprowadziliśmy warsztaty z użytkownikami końcowymi, aby zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania wobec systemu.
• Zaprojektowaliśmy intuicyjny interfejs użytkownika, uwzględniający specyfikę branży medycznej oraz procesy windykacyjne.
• Stworzyliśmy skalowalną architekturę opartą na mikroserwisach, która pozwala na szybkie wprowadzanie zmian i integrację z zewnętrznymi systemami.
• Zadbaliśmy o to, by interfejs był responsywny i umożliwiał dostęp do systemu z różnych urządzeń.

Nowoczesne technologie

Wdrożyliśmy nowoczesne rozwiązania technologiczne, które stały się fundamentem nowego systemu. Konteneryzacja z Dockerem umożliwiła łatwe wdrażanie i skalowanie aplikacji. Architektura mikroserwisów pozwoliła na elastyczny rozwój i utrzymanie systemu. Integracja z narzędziami BI umożliwiła generowanie zaawansowanych raportów, a technologia push zapewniła dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Wszystko to było zabezpieczone zaawansowanymi mechanizmami szyfrowania, spełniającymi wymogi RODO.

Co hamuje rozwój Twojej firmy? Sprawdź, jak consulting biznesowy i IT może pomóc

Wiele przedsiębiorstw nie jest w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału. To właśnie bariery wewnętrzne często hamują naturalny rozwój firm

...

Michał

Czytaj więcej

Co udało nam się osiągnąć?

Po czterech miesiącach intensywnej pracy osiągnęliśmy etap MVP (Minimum Viable Product). Przez kolejne pół roku wspieraliśmy Medica, rozwijając system na podstawie feedbacku od użytkowników. Efekty były imponujące.

• Oszczędność zasobów – automatyzacja procesów pozwoliła firmie zaoszczędzić około 35% zasobów czasowych i finansowych.
• Redukcja błędów – centralizacja danych i automatyzacja procesów zmniejszyły możliwość popełnienia błędów o 93%.
• Zwiększenie efektywności – system dostarcza wgląd w stan spraw i procesów w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie zadaniami.
• Wzrost satysfakcji pracowników – uproszczone procesy i intuicyjny interfejs pozwalają pracownikom skupić się na istotnych zadaniach, co pozytywnie wpływa na ich satysfakcję i wydajność pracy.

Nowy system wprowadził ogromną zmianę w organizacji naszych procesów. Zautomatyzowanie działań i centralizacja danych sprawiły, że oszczędzamy czas i minimalizujemy błędy. Jesteśmy zachwyceni efektywnością, którą teraz osiągamy.
— Dyrektor Oddziału, Medica

Wdrożenie systemu CRM przez Future Code dla Medica to przykład, jak nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować zarządzanie procesami w firmie. Dzięki centralizacji danych, automatyzacji procesów oraz zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, Medica nie tylko zwiększyła efektywność operacyjną, ale również poprawiła satysfakcję swoich pracowników. Jeśli Twoja firma zmaga się z podobnymi wyzwaniami, skontaktuj się z nami. Porozmawiamy o tym, jak możemy pomóc Ci osiągnąć sukces.